סידור משמרות לאבטחה

באבטחה, משמרת לא נמדדת בכמה אנשים הגיעו אלא בכמה עמדות מאוישות. שני מאבטחים בשער ואף אחד בסיור זו משמרת עם מספיק אנשים ועם חור — והסידור צריך להראות את זה לפני שזה קורה.

מה שונה בסידור של צוות אבטחה

• עמדות, לא רק כמות. שער, סיור, מוקד — לכל עמדה תקן משלה, ומי שמוסמך לאחת לא תמיד מתאים לאחרת. הסידור צריך לשבץ לעמדה, לא רק למשמרת.
• משמרות ארוכות. בהרבה אתרים עובדים במשמרות של 12 שעות, יום ולילה. משמרת ארוכה משאירה פחות מקום לטעות: לילה שנגמר באיחור ויום שמתחיל מוקדם יכולים לשבור את המנוחה בין משמרות — המדריך על מנוחה מפרט את הכללים.
• לילות, שבתות וחגים. אתר שמאובטח מסביב לשעון צריך מישהו בכל לילה ובכל חג. בלי ספירה שעוברת מתקופה לתקופה, אותם אנשים סוגרים אותם שוב ושוב.
• כמה אתרים, צוות אחד. כשאותו צוות מאייש כמה אתרים, קל לשבץ אדם אחד לשני מקומות באותה שעה. בטבלה זה נראה כמו שני תאים מלאים.
• החלפות של הרגע האחרון. עמדה שנשארה ריקה כי מישהו הוחלף בוואטסאפ ולא בסידור היא בדיוק הסיכון שהאבטחה קיימת כדי למנוע — המדריך על החלפות מסביר איך לא להגיע לזה.

התבנית להורדה

קובץ אקסל אחד, חינם ובלי הרשמה: שתי משמרות של 12 שעות — יום ולילה — ובכל אחת שורה לכל עמדה: שער, סיור ומוקד. לכל עמדה תקן משלה ושורת "חסרים" משלה, כך שעמדה ריקה מסומנת גם כשבמשמרת יש מספיק אנשים. הקובץ נפתח מימין לשמאל באקסל וב-Google Sheets ומודפס לרוחב על עמוד אחד.

איך ממלאים אותה

1. תאריכים בשורה העליונה — תאריך מלא מתחת לכל יום, כדי שאפשר יהיה להבחין בין השבוע הזה לקודם.
2. עמדות, שעות ותקן. העמדות והשעות בתבנית הן דוגמה — משנים את השמות לעמדות של האתר, ואת התקן לכמה שכל עמדה צריכה.
3. שם אחד בכל שורה. עמדה שצריכה יותר אנשים מקבלת עוד שורה בין שתי שורות השמות שלה, ושורת "חסרים" סופרת גם אותה.
4. שורת "חסרים" מתעדכנת לבד — קו מפריד אומר שהעמדה מאוישת, ומספר אומר כמה עוד חסרים בה.

איפה טבלה מפסיקה להספיק

טבלה עונה על "מה כתוב", לא על "האם זה תקין". היא לא תגיד שמי ששובץ ליום עבד גם בלילה שלפניו, שאותו אדם שובץ לשני אתרים באותה שעה, או שאותם אנשים סגרו את כל השבתות החודש. במערכת שלנו כל אחד מגיש זמינות מהנייד, משמרת אחת יכולה להכיל כמה עמדות עם תקן לכל אחת, והמנוע משבץ רק מי שמתאים לתפקיד, לא משבץ אדם פעמיים באותה שעה, שומר על מנוחה מינימלית בין משמרות, וסופר שבתות וחגים לכל אחד לאורך תקופות. המדריך על שיבוץ אוטומטי מסביר איך זה עובד.

שאלות נפוצות

איך מחלקים משמרות לילה וסופי שבוע בצוות אבטחה?

סופרים לכל אחד את הלילות, השבתות והחגים שעשה — לאורך כמה תקופות ולא רק בחודש הנוכחי — ונותנים את הבא למי שעשה הכי מעט. כך לא נוצר מי שתמיד סוגר. המדריך על חלוקת שבתות וחגים מפרט איך.

האם התבנית מתאימה למשמרות של 8 שעות?

כן. משנים את השעות של היום והלילה, ומעתיקים את שורות אחת המשמרות כדי להוסיף משמרת שלישית. שורת החסרים של כל עמדה ממשיכה לספור את השורות שלה.

כמה מנוחה צריך בין משמרות?

לפי חוק שעות עבודה ומנוחה, לפחות 8 שעות רצופות בין יום עבודה למשנהו. בענף השמירה והאבטחה חל גם צו הרחבה ענפי, ולכן כדאי לבדוק גם אותו.

המדריך הזה הוא הסבר כללי ולא ייעוץ משפטי. לפני קביעת מדיניות כדאי לבדוק מול כל-זכות או מול יועץ מוסמך.